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Découvrez le métier de secrétaire et nos offres d’emploi

Le poste de secrétaire appartient au secteur du tertiaire, qui fait partie de nombreux domaines d’expertise du groupe PROMAN.Ce métier est essentiel à l’activité de la majorité des entreprises. Découvrez toutes les caractéristiques qui incombent au secretariat  dans notre fiche métier. 

Que fait vraiment un secrétaire ? 

Les postes de secrétaire sont depuis toujours majoritairement occupés par des femmes et constituent un rôle capital dans le bon fonctionnement de diverses organisations (service, entreprise, une administration ou cabinets médicaux, d’avocats…). Ses tâches sont très diversifiées et dépendent surtout de la taille et de la structure de l’entreprise, il y aura plusieurs secrétaires dans les moyennes et grandes entreprises (un ou une par service). Le ou la secrétaire assure l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, patients ou clients et se charge des prises de rendez-vous, de l’organisation de l’agenda de ses ou son responsable hiérarchique. Son travail est en lien avec la ou les personnes qu’il ou elle assiste. Ce poste comprend également la rédaction des courriers, le classement et archivage des dossiers etc… Les différentes missions du secrétaire sont au centre des activités de l’entreprise au quotidien. Il est demandé au secrétaire de la disponibilité ainsi qu’une grande réactivité pour répondre aux nombreuses sollicitations de ses interlocuteurs, qu’ils soient internes et externes à l’entreprise. Le secrétaire planifie également les réunions ou des événements variés et doit bien souvent y assister notamment pour rédiger un compte-rendu. Les tâches bureautiques et les outils informatiques qui font partie intégrante de son quotidien ont beaucoup évolué ce qui facilitent leur gestion. Le métier de secrétaire implique également un bon sens du relationnel et une maîtrise parfaite de la langue française écrite et orale. 

Quelles sont ses différentes missions ? 

Les activités du secrétariat général varient selon le type de structure dans laquelle il ou elle exerce, son rattachement (à une personne ou un service), et répondent donc à différentes exigences. La ou le secrétaire est chargée de manière générale de plusieurs tâches récurrentes :
  • L’accueil des visiteurs et la prise en charge de leurs demandes
  • La gestion des appels téléphoniques (entrants et sortants)
  • La réception, rédaction et transmission des courriers et des e-mails
  • La gestion de l’agenda de son ou ses responsable(s), planification des voyages et divers déplacements
  • L’organisation des réunions, la prise de notes des échanges et la rédaction des comptes rendus
  • Le tri et le classement de tous les documents et dossiers

Quelles sont les qualifications demandées pour exercer ce métier ? 

Le métier de secrétaire est accessible à partir du niveau BEP, cependant de nos jours les recruteurs recherchent davantage des personnes de niveau Bac + 2 ou licence. Il existe plusieurs parcours de formation 
  • Bac pro Gestion administration
  • Bac techno STMG
  • BTS Assistant de manager
  • BTS Assistant de gestion PME-PMI
  • DUT Carrières juridiques
  • DUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA)
  • DUT Gestion administrative et commerciale (GACO)
  • Licence Administration et gestion des entreprises
Il existe également la possibilité de se spécialiser dans une branche spécifique de la santé (secrétariat médical) avec une formation de secretaire medicale. Dans ce cas, le métier est différent et peut s’exercer dans des structures médicales comme un centre de radiologie par exemple et consiste notamment à rédiger les comptes rendus des consultations et autres dossiers médicaux. 

Les compétences et qualités requises

La fonction de secrétaire nécessite de réunir plusieurs conditions (compétences et qualités) pour pouvoir l’exercer, étant donné l’importance de son travail.  Il ou elle doit en premier lieu posséder de solides bases administratives et organisationnelles, maîtriser l’informatique, ses outils et la prise de notes. La capacité à s’exprimer et rédiger dans un français impeccable est également impérative, tout comme la pratique de l’anglais peut être demandé dans un environnement international. Le ou la secrétaire est organisé, méthodique sait gérer les urgences et les priorités et d’adapter aux différentes demandes des interlocuteurs. Il ou elle a un bon contact, une facilité à gérer les relations humaines et une bonne gestion du stress. 

Quelles sont les possibilités d’évolution ?

Le ou la secrétaire peut se spécialiser dans un domaine spécifique comme le médical ou le juridique, en suivant une formation adaptée. Après plusieurs années d’expérience et le niveau de diplôme exigé, le ou la secrétaire peut envisager de devenir assistant(e) de direction. Il ou elle peut alors évoluer dans des entreprises de taille de plus en plus importantes et voir les responsabilités au sein de son travail augmenter. 

De nombreuses offres d’emploi de secrétaire

Le métier de secrétaire s’effectue dans de multiples structures comme les PME, artisans, cabinet d’avocats, étude de notaires, grand groupe international, administration collective… Les entreprises dans le public et le privé, les administrations, collectivités recrutent des secrétaires pour tous les secteurs d'activité, son rôle étant primordial au bon déroulement de toute structure. Les offres d’emploi sont donc particulièrement nombreuses et la recherche de secrétaires est constante dans toute la France. Postulez à l’aide de votre CV à nos offres d’emploi de secrétaire dans votre ville. 

Nos offres de secrétaire

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