ASSISTANT FORMATION H/F

  • Intérim
  • Référence : VPT11-140869
  • Publiée le : 23/09/2020
  • Jouy-le-Moutier
  • Temps plein
  • Durée de la mission: 6 Mois
  • Année d'expérience : 2-3 ans
  • Niveau d'étude : Bac +2
  • Secteur d'activité : Formation / Education
  • Fonction : Formation interne

Le poste

L'agence PROMAN EXPERTISE VILLEPINTE recherche pour l'un de ses clients dans le secteur de la formation interne et externe, un(e) Assistant(e) Formation H/F, pour une mission d'intérim.

Vos missions seront les suivantes :

Assistanat au recrutement des étudiants :
? Réceptionner et classer les C.V/dossiers de candidatures
? Publier les dossiers de candidatures dans le Drive,
? Renseigner les candidats (téléphone, boite mail),
? Tenir à jour le tableau des candidatures pour les commissions,
? Envoyer des lettres-réponse,
? Prévoir les jurys VAPP (validation d'acquis personnels et professionnels),
? Planifier des dates de jury de recrutement,
? Informer et solliciter les collaborateurs,
? Réserver des salles,
? Organiser les modalités concrètes d'accueil des étudiants,
? Participer aux JPO.

Préparation et organisation de la rentrée :
? Saisir les candidatures dans la base de données
? Préparer et classer les dossiers administratifs des étudiants,
? Centraliser les informations concernant les entreprises,
? Informer les étudiants concernant les modalités de rentrée,
? Construire un trombinoscope,
? Rédiger les conventions pour les personnes en formation continue,
? Saisir les contrats d'apprentissage et les transférer,
? Veiller au retour de chaque contrat d'apprentissage
? Veiller au retour de chaque convention de formation signée,
? Mettre à jour divers documents (guide de l'alternant, guide du tuteur etc…)

Suivi du déroulement de la formation :
? Coordonner les besoins en logistique (salles, matériel, hébergement, restauration)
? Accueillir certains intervenants,
? Reproduire et mettre en ligne sur la communauté Master les supports de cours,
? Alimenter le portail en informations diverses,
? Participer à la surveillance des devoirs sur table,
? Saisir des notes,
? Contribuer à l'élaboration des plannings de cours,
? Réserver l'hébergement de certains étudiants pendant leur semaine d'alternance,
? Participer aux réunions de pilotage de la formation (réunion interne et comité exécutif),
? Etablir des attestations de formation.

Activités administratives générales :
? Saisir des courriers,
? Classer et archiver,
? Participer à un groupe de travail sur l'optimisation des communautés du portail,
? Participer aux réunions de service,
? Etablir les attestations de formation trimestrielles et les faire signer  
? Facturer les frais de formation aux entreprises accueillant des étudiants en formation continue,
? Envoyer les factures (OPCA / GDP / Entreprises),
? Remettre et récupérer les pochettes de frais de transport,
? Saisir les notes de frais des étudiants (Drive & Agora)
? Réceptionner et contrôler les devis des consultants externes,
? Créer les bons de commandes dans Agora,
? Réserver des cars si nécessaire pour des visites de sites,
? Etablir les feuilles d'émargements,
? Gérer l'administratif de l'accompagnement VAE Master (convocations, conventions, logistique des ateliers, facturation) 

Profil recherché

Qualifications requises Compétences :
? Sens de l'organisation et du travail en équipe,
? Rigueur, autonomie, faculté d'adaptation,
? Aisance relationnelle et disponibilité,
? Anglais écrit et parlé souhaité,
? Navigation systèmes d'information aisée,
? Bonne connaissance des outils Google Drive.

Profil :
? Expérience exigée dans le domaine de la formation 

Agence associée

PARIS NORD EXTERIEUR 2
VILLEPINTE EXPERTISE

7 rue du canal - BP 57374 - 93420 VILLEPINTE

93420 VILLEPINTE

  • Tél : 01 48 63 00 17

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